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“远程办公效率低?” 谈谈职场沟通与交流

来源:互联网 编辑:好一站目录 分类:行业动态 科技动态 日期:2020-02-12 09:46:03 浏览: 加入收藏
(图片来源:摄图网)作者|M.K来源|技术领导力(ID:jishuligdaoli)经过一周的远程办公,相信大家的感受跟我一样,远程办公就好像鸡肋,实行起来效率大打折扣,不施行吧,员工闲在家里,公司耗不起。问题究竟出在哪里?除去办公软件、网络等因素之外,最大的问题还是沟通。沟通的重要性,不言而喻,许多职业对沟通能力都有明确的要求。比如产品经理,要懂得挖掘用户的真实诉求,要循循善诱,引导需求方提出更靠谱的需求,再甩给开发。对于某些岗位,常常被认为沟通不是那么重要,因此对沟通能力

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  (图片来源:摄图网)

  作者| Mr.K 来源| 技术领导力(ID:jishulingdaoli)

  经过一周的远程办公,相信大家的感受跟我一样,远程办公就好像鸡肋,实行起来效率大打折扣,不施行吧,员工闲在家里,公司耗不起。问题究竟出在哪里?除去办公软件、网络等因素之外,最大的问题还是沟通。

  沟通的重要性,不言而喻,许多职业对沟通能力都有明确的要求。比如产品经理,要懂得挖掘用户的真实诉求,要循循善诱,引导需求方提出更靠谱的需求,再甩给开发。

  对于某些岗位,常常被认为沟通不是那么重要,因此对沟通能力不做过多要求,比如开发人员、设计师、测试、运维等等岗位。殊不知,在许多一线互联网公司,高P工程师都有很强的沟通和协调能力。

一流的技术架构,加二流的落地执行,效果远不如二流的技术架构,加一流的落地执行。

技术圈里有个说法:这句话强调的是,沟通协调能力对于架构师的重要性。

  我尝试从工程的角度来讲解沟通,帮助大家更好的理解沟通的本质。通过对整个沟通过程的拆解,得出沟通信息流图,如图1所示。

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  图1 沟通信息流图

  沟通的整个过程,包含以下七个要素:

  说话者。信息发送者,也就是信息论模型中的信息源。说活者的文化背景、知识结构、经历经验、性别、职业、兴趣爱好、能力等方面的差异,决定了其传递信息内容的差异。

  听话者。听众,即接受信息的一方。说话者的目的是将信息传递给听话者,并且希望获得某种回应。对于一个好的说话者来说,要针对听话者的差异去设计说话内容、方式。说直白一点,就是见人说人话,见鬼说鬼话。

  信息。信息是说话者所要表达的思想感情,是沟通的客体。它是看不见摸不着的,必须通过语言、文字符号、图形、影像等形式来传达。

  媒介。传递任何信号,都必须有运载工具,即信道。传播媒介包括海报、广播、电视或者网络应用,还有各种各样的直观道具等。

  场景。场景又称背景,是沟通发生的时间与地点,任何沟通总是在一定情形下发生的,场景包括某一具体的场景,也包括社会历史场景会对沟通产生不同的影响,因此,说话者必须具有根据实际情况的变化而改变沟通策略的能力。

  干扰。干扰可能是来自外部的一些刺激物,如噪音、迟到者,也可能来自沟通主体的内部,例如身体某部位突然不适、思想开小差等。消灭干扰是不可能的,成功的说话者能够很好地对付各种干扰,减少它们的影响。

  反馈。反馈本来是电子工程学的概念,这里借指说话过程中听话者对接收到的信息的反应。反馈的形式包括语言形式和非语言形式,如喝彩声、嘘声、鼓掌、摇头、起身离开会场的行为等。

  在了解了沟通七要素的基础上,结合自己多年管理实践,总结了高效沟通的5个原则:

第一,说人话,用对方能理解的方式说

。尤其在专业性比较强的领域,如计算机、金融、法律等,专业人员往往会忽略对方对专业知识的掌握程度,一开口沟通就满嘴专业词汇,弄得对象一脸问号,显然这是无效沟通。

  正确的做法是用口语化的表达,来解释专业领域知识,比如给非计算机专业的朋友,解释区块链技术,千万别说什么共识算法、去中心化、加密算法等,建议采用比喻的方式来解释。

  你可以说,区块链好比男女谈恋爱,俩人都晒了朋友圈,心形石头,从此变成我们,并且被其他适婚男女看到了,就是一个区块链应用。如果有一天某一方违背诺言,另寻新欢,不要以为删除照片就有用,因为桩桩件件都被所有适婚男女记录在案。不可删除,不可更改,这就是区块链技术。这样一打比方,外行就都能明白了。

第二,重要的事情当面说,表情和肢体语言作用超出你想象。

移动互联网时代,人与人沟通的方式丰富多样,有电子邮件、短信、电话、视频通话等等,实际上,最有效的沟通方式还是面对面沟通。微信张小龙,给大家的社交建议:放下手机,多跟人聊天。因为那是最直接有效的,任何App都无法取代。

  重要的事情不仅要说三遍,更重要的是当面说,如果实在无法面谈,比如疫情之下的在线办公,也尽量采用视频会议的方式,面对一个鲜活的沟通对象,沟通起来更带劲。

第三,找个安静的地方,平和地说。

从沟通要素中,我们知道了干扰因素对沟通效果的影响,降低干扰因素,有助于提升沟通效果。可以选择一个安静,没有外人、噪音打扰的环境之下进行沟通,远程办公要事先和家人约定好,哪个时间段不要打扰,休息的时候再处理家里的事情。

  同时,沟通的过程也要尽量保持情绪的平和,避免情绪波动较大的时候进行重要事项的沟通。

第四,通过丰富的媒介提升沟通质量。

一些重要的商务沟通场合,如项目方案演示会,通过借助PPT、图表、视频等多媒体方式,帮助双方更高效的沟通。人类的思维是偏感性、具象的,眼见为实,因此一些复杂的方案演示,会采用视频动画的方式来更好的表达意图。

第五,根据对方的反馈,补充沟通内容。

沟通是双向的,除了说话者表达自己想要传达的信息,还需要借助听话者的反馈,来验证听话者是否完整接收到了说话者想要表达的信息。当说话者接收到听话者的反馈后,进行信息补充、纠正。这是非常重要,并且是常常被忽略的环节。

  尤其在职场当中,上级向下属布置工作任务的时候,需要下属复述任务,在一些日本企业里,规定上级布置任务的时候要说5遍。给华为起草《华为基本法》的中国人民大学--包政教授,也是老K的老师,曾经描述过日本公司是这样布置工作的:

  第一遍,管理者:“渡边,麻烦你帮我做一件事。”渡边准备去做。

  第二遍,管理者:“别着急,麻烦你重复一遍。”渡边重复了一遍。

  第三遍,管理者:“你觉得做这事的目的是什么?”渡边复述出目的。

  第四遍,管理者:“你觉得做这事会遇到什么意外?遇到什么情况你要向我汇报,遇到什么情况你可以自己做决定?”渡边说:“如果遇到A情况我向您请示,如果遇到B情况我自己解决。”

  第五遍,管理者:“你还有什么更好的想法和建议吗?”渡边谈谈自己的看法。

  这是最典型反馈式沟通,都说日本企业的管理细致,连布置任务都要说5遍,再想想中国的领导们,常常把“不要让我说第二遍”、“你不懂我”挂在嘴边,下属则以善于揣测领导意图为荣,中国的职场人太累了。

  作者简介:K,知名电商公司技术老K级人物。武做过CTO,文出过畅销书,带你一起洞见技术新时代。

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